É um documento descritivo mas, ao contrário da acta, contém uma apresentação pessoal do redactor, ou seja, na conclusão.
O relatório é um documento da mais alta importância numa organização, pois, com base nos seus pareceres, podem ser tomadas decisões.
Sendo um documento importante, é natural que a sua elaboração siga um percurso bem definido.
Etapas que a elaboração de um relatório deve seguir:
• Compilação de toda a informação disponível sobre o assunto que o relatório irá versar. Nos casos mais complexos, sugere-se a organização de um dossier com toda a documentação possível.
• Nesta fase, o redactor terá de ter tomado conhecimento sobre o tema:
* Leitura e análise dos documentos, procurando anotar as principais ideias e procurar um elemento de ligação entre as ideias dos documentos coligidos;
* Identificação do elemento de ligação;
* Reflexão crítica sobre o tema;
* Tomada de posição sobre o tema.
Uma vez completado o percurso acima descrito, deveremos ter os elementos necessários para redigir o relatório.
Estrutura que um relatório deve seguir:
• Introdução
* É a apresentação do tema ou problema sobre o qual vai ser elaborado o relatório.
• Desenvolvimento
* É a exposição dos argumentos utilizados que permitem fazer a síntese e elaborar a conclusão.
-As ideias contidas nos diferentes parágrafos deverão estar bem articuladas entre si, tornando quase óbvia a conclusão a tirar adiante.
-Assim, as diferentes partes que antecedem a conclusão deverão conter os elementos suficientes que permitem ao destinatário entender a lógica da conclusão a tirar.
• Conclusão
* É a apresentação de uma ideia que não é só um resumo, mas que envolve um trabalho de apreciação/avaliação/crítica/construção (tese) por parte do redactor.
Etapas e preceitos para a elaboração de um relatório
• Recolha de informação;
• Organização das informações;
• Análise das informações com resumo dos elementos recolhidos;
• Síntese (ideia-chave contida nos documentos analisados);
• Conclusão (ideia-chave recriada pelo autor do relatório = Tese);
Apresentação
A apresentação do relatório é muito importante, pois o seu aspecto poderá motivar mais o destinatário e facilitar-lhe a tarefa de análise.
Esta obedece, portanto, a determinados preceitos convencionados.
Atentemos nalguns deles:
• Os relatórios têm dimensões variáveis, podendo ter apenas uma página ou serem mais extensos.
Neste ultimo caso, o relatório deverá ter uma “página de rosto” (que em linguagem corrente se designa por “capa” do relatório). Na página de rosto deverá constar a organização que “encomenda” o relatório, o seu autor e o seu destinatário. Normalmente, também se deverá incluir o tema do relatório e a data da sua elaboração.
Convém referir que, embora estes elementos sejam os que, em regra, se exigem, eles não dispensam que no final do relatório sejam incluídas a data e a assinatura do seu autor;
• Os relatórios podem conter documentos anexos que deverão ser identificados ao longo do texto e apensos no final do mesmo;
• Os relatórios extensos deverão ter um entrelinhamento de 1,5 espaços sob pena de se tornarem demasiado compactos e difíceis de ler;
• Os relatórios pequenos podem ser processados com 2 espaços de entrelinhamento;
• Os relatórios devem ser feitos em papel de uma certa consistência, de modo a evidenciar a importância do seu conteúdo. Para tal, não deve ser utilizado papel de gramagem inferior a 80 mg;
• Procure tornar o texto atractivo usando corpos de letra diferentes para os títulos e subtítulos, respeitando, naturalmente, a sua hierarquia;
• Use negros para evidenciar aspectos relevantes no relatório;
• Respeite os preceitos quanto a margens e outros procedimentos normalizados.
